Přípravná fáze projektu

Důvody a cíle přípravné fáze

  • Finalizovat řešení projektu do stavu, kdy bude jasné, jaké činnosti jsou nutné pro dosažení cílového stavu
  • Naplánovat projekt (nad finální procesní dekompozicí) a definovat mechanismy jeho kontroly
  • Připravit katalyzátory (pro usnadnění projektových prací)
  • Sestavit a schválit Metodiku řízení projektu (mechanismy a pravidla pro řízení všech zdrojů)
  • Sestavit projektový tým
  • Vybrat dodavatele
  • Zahájit pro-aktivní interní a externí PR

Podporované činnosti

Výstupy:

Popis projektu
Aktualizace Projektového záměru – komplexní a ucelený popis projektu: cíle projektu a na jaké cílové skupiny budou výstupy projektu působit, omezující podmínky řešení projektu, hlavní stavební kameny řešení, procesy a postupy k dosažení cílů, plánování, zdroje, podpůrný IS, technický návrh řešení, finanční řízení, porady a jejich řízení, harmonogram, návrh dalšího postupu atd. Popis projektu detailně řeší, na rozdíl od Projektového záměru, problematiku zdrojů – osoby do organizačního schéma řízení projektu, volbu dodavatelů a subdodavatelů. Popis projektu tedy diskutuje kolik a jaké budou externí dodávky a slouží tak jako podklad pro tvorbu odpovídajících zadávacích dokumentací.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vedoucí projektu

Zadávací dokumentace
Přináší zadání pro jednoho nebo více externích dodavatelů podle specifikace v Popisu projektu. Zadávací dokumentace je vytvořena v takovém formátu, jak vyplývá z aktuální dikce daného zákona (např. zákon č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách) nebo z interní firemní legislativy. Zadávací dokumentace má většinou 3 části. První část – oznámení o existenci zakázky pro uveřejnění v relevantních médiích, druhá část – podrobná plnohodnotná zadávací dokumentace a třetí část – interní metodika vyhodnocení výběrového řízení.
Obvyklý adresát: potenciální dodavatel

Smlouva (smlouvy) o dodávce
Smlouva vymezuje určitou část řešení, která je popsána v Popisu projektu a deleguje odpovědnost za jeho realizaci na jiný subjekt, než kterým je investor. Smlouva řeší věcnou náplň dodávky, její rozsah, kvalitu, cenu, termíny, záruky, sankce a vymezuje procesně procedurální vztah mezi investorem a dodavatelem. Smlouva a její ustanovení vyplývají zejména z Metodiky řízení projektu, která by měla být před podpisem smlouvy (smluv) vyhotovena a schválena.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vrcholové vedení dodavatele

Studie proveditelnosti
Studie proveditelnosti posuzuje uskutečnitelnost postupu, navrženého v Projektovém záměru, hledá jeho slabá místa (vyhledává rizika a zdroje) a posuzuje jejich možný vliv na proveditelnost. Obsahuje podklady pro výslednou multikriteriální analýzu, která v závěru studie přinese výpočet bezrozměrného ukazatele proveditelnosti v oblasti věcné (kvalita a kvantita), časové a finanční. Studie proveditelnosti může být součástí Popisu projektu. U větších projektů je vhodné, aby existovala jako zvláštní dokument. Proveditelnost je vhodné vyhodnocovat opakovaně, zejména pak před a po výběru dodavatele(ů)
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora

Riziková analýza
Hlavním úkolem rizikové analýzy je identifikovat veškeré nežádoucí stavy, do kterých by se projekt mohl dostat (pro investora, resp. pro uživatele nebo jiné relevantní cílové skupiny, životní prostředí apod.). Každý nežádoucí stav může být způsoben uplatněním jednoho nebo více rizik, která přímo nebo nepřímo hrozí. Riziková analýza vytváří m.j. podklady pro následné krizové řízení. Riziková analýza v závěru přináší m.j. bezrozměrný integrovaný ukazatel – Rizikovost projektu. Riziková analýza může být součástí Popisu projektu nebo Studie proveditelnosti. U větších projektů je vhodné, aby existovala jako zvláštní dokument. Rizikovost je vhodné vyhodnocovat opakovaně, zejména pak před a po výběru dodavatele(ů).
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora

Rozpočet projektu
Vychází z podkladů, které byly vypracovány v Ekonomické rozvaze projektu (Business plán). Jeden rozpočtový pohled respektuje účetní osnovy investora, které většinou sledují „komoditní“ kategorizaci nákladů. Druhý rozpočtový pohled řeší manažerskou potřebu a sleduje finanční náročnost projektu zejména podle procesní dekompozice, která je součástí popisu projektu. V této fázi je nutné zpřesnit odhad finanční náročnosti provedený v ověřovací fázi až do úrovně jednotlivých položek tak, aby bylo možné sledovat plnění (čerpání) rozpočtu, plánovat a nárokovat změny apod.
Obvyklý adresát: finanční ředitel investora projektu, vedoucí projektu, garant rozpočtu projektu

Logický rámec
Logický rámec formalizuje obecně požadovanou formou cíle, záměry a očekávání na různých úrovních investora / dodavatele a uvádí je do souladu s konkrétními výstupy a činnostmi při realizaci projektu. „Logický rámec“ je termín převzatý z metodiky tvorby projektů EU a tento dokument je základní součástí žádostí o financování projektů z evropských fondů. Obsah tohoto dokumentu shrnuje obsah výše uvedených dokumentů a jeho tvorba je vyžadována v rámci oficiálních procedur uznávaných mnoha autoritami veřejné správy ČR, resp. EU.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora projektu, vedoucí projektu

Metodika řízení projektu
Metodika se vyhotovuje v této fázi zejména proto, aby každá role, která je uvedena v organizačním schéma řízení projektu věděla co, jak a kdy má dělat. Metodika řízení projektu jsou tedy pravidla a směrnice, formalizující vůli vedoucího projektu, resp. investora. Obsahuje tak rovněž veškeré templates (formuláře, vzory), pravidla řízení porad, nároky na back-office, organizačně-provozní podklady atp. Metodika se vyhotovuje jako reakce na schválenou aktuální verzi Popisu projektu.
Obvyklý adresát: projektový tým

Metodika kontroly projektu
Podklady pro provádění kontroly projektu v oblasti věcné, metodické a smluvní.
Obvyklý adresát: projektový tým

Zápisy z porad vedení projektového týmu
Každá porada, která má závazný dopad na řízení projektu, je dokumentována zápisy ve 2 variantách: příprava na poradu a Zápis z porady. Zápis schválený účastníky porady je závazným operativně-řídícím dokumentem projektu.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora projektu

Uzavírací zpráva
Shrnutí průběhu přípravné fáze projektu, zvýraznění kritických bodů a jejich řešení, doporučení pro další obdobné projekty, návrhy na řešení problémů a situací vzniklých v průběhu této fáze projektu. Rozhodnutí o postoupení do další fáze nebo o ukončení projektu v této fázi.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora projektu, vedoucí projektu

Kategorizované informace
Průběžné informace relevantní k vnitřnímu i vnějšímu okolí projektu. Informace jsou nutné pro znalost stavu, a jsou tedy podklady pro rozhodování a průběžnou analýzu rizik. Jsou určeny ke sdílení pro členy budoucího projektového týmu, investora, dodavatelů atd. Informace jsou kategorizovány zejména podle procesů projektu. Kategorizované informace se udržují prostřednictvím specializovaného informačního systému.
Obvyklý adresát: projektový tým, investor, dodavatel atd.

V případě zájmu o nabízené služby nás prosím kontaktujte na obchod@equica.cz.  Využijte našich zkušeností…

Ukázat reference z projektového řízení                                                                 Ukázat referenceUkázat reference