Provozní fáze projektu

Důvody a cíle provozní fáze

  • Udržet „SLA“ (Service Level Agreement) – Dohodu o úrovni služeb
  • Minimalizovat provozní náklady
  • Optimalizovat činnosti, pracovní zatížení osob
  • Identifikovat možnosti rozšíření projektu s ohledem na jeho obchodní a „politický“ potenciál
  • Identifikovat „morální“ zastaralost nebo nedostatečnou efektivitu částí projektu

Podporované činnosti

Výstupy:

Popis projektu
Aktualizace Popisu projektu pro jeho provozní fázi: cíle projektu v provozu, tedy jaké průběžné výstupy / služby má projekt v této fázi poskytovat. Cíle projektu lze většinou kvantifikovat v těchto oblastech: míra spokojenosti uživatelů, finanční efektivita, míra zefektivnění atp.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, vedoucí projektu

Zadávací a Změnové listy
Každý projekt bývá v průběhu provozní fáze doplňován a modernizován. Toto upřesňování a změny zadání bývají formulovány na poradách mezi investorem a dodavatelem. Přesnou formu a způsob závazného sdělení požadavků na upřesnění či změnu definuje příslušná smlouva. Možná forma tohoto sdělení jsou např. Zadávací a Změnové listy, Zápisy z porad atp.
Obvyklý adresát: investor, dodavatel, projektový tým

Riziková analýza
Charakter nežádoucích stavů a rizik se pro provozní fázi výrazně mění. Riziková analýza se v provozní fázi dosti liší od „mladší“ Rizikové analýzy, která byla vyhotovena ve fázi přípravy a realizace. Většinou se projekt ve své provozní fázi dostává pod vliv „rutinních“ a mnohdy také zkostnatělých mechanismů. Právě proto klademe na vyhotovení objektivní, a tedy nezávislé Rizikové analýzy značný důraz.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora

Rozpočet projektu
Aktualizace Rozpočtu projektu zpracovaného v realizační fázi projektu. Plán nákladů na projekt ve schválené rozpočtové matrici. Čerpání nákladů. Stav cash-flow a průběžné naplňování filosofie a věcných ukazatelů Business plánu projektu. Výpočet a reálné naplnění ROI – Return of Investment, tedy finanční návratnosti a celkové výhodnosti projektu.
Obvyklý adresát: finanční ředitel investora projektu, vedoucí projektu, garant rozpočtu projektu

Provozní řád
Nahrazuje Metodiku řízení projektu a přináší potřebné organizačně-řídící pokyny pro členy provozního týmu, uživatele a další relevantní subjekty.
Obvyklý adresát: provozní tým, uživatelé

Metodika kontroly
Dokument přináší popis prováděných kontrolních akcí – náhodných nebo pravidelných, oblasti kontroly a způsobu jejího provádění. Způsob nakládání s pořízenými informacemi. Kontrola se zaměřuje zejména na faktické naplňování většinou smluvně definovaných provozních parametrů (stav technologie, míra naplňování SLA atp.)
Obvyklý adresát: provozní tým

Status report
Průběžný report, který shrnuje a jednotně zobrazuje aktuální provozní projektové ukazatele, zejména pak z hlediska finančního, termínů, rozsahu a kvality. Forma status reportu – dynamicky dostupné informace prostřednictvím www, stejně tak konzistentní dokument. Typicky statistické a věcné informace pořízené z dohledového centra, call centra, help-desk služeb atp. Status report podává informace o míře naplnění bezpečnostních požadavků tak, jak jsou uvedeny v kapitole „Bezpečnost“ v Popisu projektu.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora

Protokol o průběhu a výsledcích školení
Výčet provedených školení (např. zvyšování kvalifikace), seznam vyškolených uživatelů nebo obsluhy, výsledky těchto školení. Seznam udělených certifikátů / os­vědčení. Vytipování nejlepších absolventů a návrhy na jejich profesní růst.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora

Zápisy z porad vedení provozního týmu
Každá porada, která má závazný dopad na řízení provozu, je dokumentována ve 2 variantách: příprava na poradu a závazný Zápis z porady. Zápis schválený účastníky porady je závazným operativně-řídícím dokumentem projektu.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, provozní tým

Multikriteriální vyhodnocení efektivity provozu
Dokument, který vyhotovuje nezávislý expert nebo skupina expertů periodicky (např. 1 rok), obsahuje vybraná kritéria, podle kterých se posuzuje míra užitnosti (efektivity) provozovaného systému nebo jeho části. Kritéria jsou většinou tato: finanční náklady provozu, míra spokojenosti uživatelů, přínos pro celkovou interoperabilitu IS dané organizace, modernost / zas­taralost využitých technologií, poměr reálně poskytovaných služeb a teoretických potřeb. Dokument přináší výklad kritérií, váhy kritérií, respondenty, hodnocení respondentů a závěrečné doporučení.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora

Metodika likvidace
Podle charakteru využívané technologie nebo služeb bývá vhodné připravit scénáře likvidace celého souboru technologií a zpracování uložených informací ještě v průběhu provozní fáze. Finální Metodika likvidace se vyhotovuje až po rozhodnutí o zahájení likvidace tak, jak je uvedeno na obrázku podporovaných činností.
Obvyklý adresát: vrcholové vedení investora, provozní tým

Kategorizované informace
Průběžné informace relevantní k vnitřnímu i vnějšímu okolí projektu. Informace jsou nutné pro znalost stavu, a jsou tedy podklady pro rozhodování a průběžnou analýzu rizik. Jsou určeny ke sdílení pro členy projektového týmu, investora, dodavatelů atd. Informace jsou kategorizovány zejména podle procesů tak, jak jsou uvedeny ve vrcholovém procesním schéma v Popisu projektu. Kategorizované informace se udržují prostřednictvím specializovaného informačního systému.
Obvyklý adresát: provozní tým, investor atd.

V případě zájmu o nabízené služby nás prosím kontaktujte na obchod@equica.cz.  Využijte našich zkušeností…

Ukázat reference z projektového řízení                                                                 Ukázat referenceUkázat reference